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- 英訳前 -
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いつも大変お世話になっております。コンファレンスの準備は順調に進んでいることと思います。
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さて、大変楽しみにしておりました御社コンファレンスですが、このたびやむを得ず出席できないことになってしまいましたので取り急ぎお知らせいたします。
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私共といたしましても、開催地がフロリダであることに加えて、御社の世界中のパートナーの方々とお会いできるのを本当に楽しみにしておりました。しかしながら先週、国の機関である東京都の税務署から3月末から4月上旬にかけて監査を実施するとの通知がありまして、急遽会計士を交えてその準備に入ったところです。
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日本では3年に一度、監査調査が入るのが一般的となっており、非常に運の悪いことに今回の御社カンファレンスと時期が重なってしまいました。
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弊社のために宿泊先等を手配していただいておりましたこと、大変感謝しております。もしキャンセル料が発生するようでしたら弊社の方で負担いたしますので、お知らせくださいますようお願いいたします。
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誠に残念ながら今回のコンファレンスには参加することができなくなってしまいましたが、4月中に一度シカゴを訪問し、今後の日本市場向けの新製品に関してディスカッションの機会をいただければと考えております。
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何かとご配慮いただいたにもかかわらず、このような結果になってしまいましたことを心からお詫び申し上げます。
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では、4月にお会いできることを楽しみにしております。
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- 英訳後 -
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Dear (相手のお名前 - 例: Mr. Michael Gates):
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I hope that this letter finds everyone in good health and that your preparations for the conference are going smoothly.
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I am writing today concerning our attendance at the conference in Florida. We were really looking forward to attending it, but we have suddenly become unable to attend the conference. Therefore, I thought that I should inform you as quickly as I could.
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We were very excited about going to Florida and meeting your partners from all over the world. Unfortunately, we were contacted last week by the tax office in Tokyo. They will be auditing us from the end of March through early April. Therefore, we have been working quickly with our accountants to prepare for the impending audit. Companies are usually subjected to a sudden audit once every three years in Japan. We have really had bad luck in that our audit had to be at the same time as the conference.
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We are very grateful for your having booked a hotel and made other arrangements for us. If there are any cancellation fees please let us know, and we will be happy to pay them. We are very sorry that we cannot attend the conference, but we will be visiting Chicago in the middle of April. We would like to meet with you then and discuss about the new product for the Japanese market.
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Thank you again for all of your assistance and trouble on our behalf. We are very sorry for the inconvenience that we have caused you and would like to offer our sincerest apologies.
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We are looking forward to seeing you in April.
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Sincerely yours,

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(あなたのお名前 - 例: Konosuke Morita
(役職/所属部署 - 例: CEO & President
(会社名 - 例: Panasony Inc.



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